Die Grundlagen des Einladungsmanagements

++ 22. Juli 2011 ++ Julia Brünjes ++

Wen laden wir wie ein? Das ist meist die erste Frage zwischen Kunde und Eventagentur. Wann muss die Einladung versendet werden? Wie viele Gäste werden denn nun tatsächlich kommen und bringen diese eine Begleitung mit? Wie viele Hotelzimmer müssen gebucht werden? Stell dir vor, die von euch geplante Veranstaltung findet statt und keiner geht hin! Ohne die „richtigen“ Gäste wird jeder Event zum Flopp.

Wir wollen euch ein paar goldene Regeln des Gästemanagements mit auf dem Weg geben:

Einladungsverteiler

Hier kommt es voll und ganz auf die Zielgruppe an. Wen wollt ihr mit dem Event erreichen und welche Botschaften sprechen diese Gäste an? Bei der Auswahl der Gäste ist Klasse statt Masse grundsätzlich der richtige Anspruch. Und die Mischung macht’s! Zu geschäftlichen Anlässen kommen die meisten Gäste um andere interessante Menschen zu treffen – sie wollen „netzwerken“ – unabhängig vom eigentlichen Anlass.

Einladung

Klassisch werden die Einladungen in Printform auf dem postalischen Weg versendet und bitte nicht als Infopost! Immer mehr rücken aber auch die digitalen Einladungen in den Vordergrund. Unser Rat dazu als Eventagentur: Je hochwertiger die Veranstaltung, desto eher sollte man eine gedruckte Einladung bevorzugen. Denn eine aufwändige Haptik erhöht die Wertigkeit enorm. Ansonsten gilt immer: Gestaltung der Einladung in Corporate Identity und Veranstaltungsdesign, die persönliche Anrede, Informationen zum Programm und zur Anreise, Antwortmöglichkeit für Zu- oder Absage, Kontaktdetails zum Veranstalter.

Die Einladung ist in den meisten Fällen der erste Berührungspunkt mit den potenziellen Gästen und daher von entscheidender Bedeutung.

Versandzeitpunkt der Einladungen

Die Frage nach dem richtigen Versandzeitpunkt der Einladungen ist nicht leicht zu beantworten. Sie soll rechtzeitig ankommen, damit sich die Gäste den Termin vormerken können. Zu früh ist allerdings auch nicht gut, denn dann gerät der Termin oft schon wieder in Vergessenheit und der Gast sagt kurzfristig ab oder – noch schlimmer - man hört gar nicht von ihm. Grundsätzlich sollten die Teilnehmer mindestens 4-6 Wochen vorab eingeladen werden. Prüft ob euer Versand in einer Ferienzeit liegt. Ratsam ist es vorab einen Save-the-date-letter zu versenden.

Anmeldungskoordination

Früher meist über die klassische Antwortkarte per Fax, heute mehr und mehr über E-Mails, PDF-Formulare oder Online-Tools. Unsere Empfehlung sind ganz klar die Online-Tools, denn sie bieten dem Gast den Vorteil, dem Veranstalter mit einigen, wenigen Klicks wichtige Informationen mitzuteilen. Schreibweisen von Namen, Positionen und Adressen sind einfach zu kontrollieren. Eine individuelle Programmauswahl, Hotelbuchungen oder Anmeldungen von Begleitpersonen sind so schnell und übersichtlich durchführbar und auch die Anmeldungsbestätigung ist schnell selbst ausgedruckt.

Aus Sicht von Veranstalter und Eventagentur liegt der Vorteil ganz klar in der Minimierung des administrativen Aufwands und damit der Kosten. Überblick über aktuelle Teilnehmerzahlen, Programmauslastung, Hotelbuchungen, Zahlungseingängen, Generierung von Teilnehmerlisten. Alle diese Informationen sind viel schneller und weniger fehleranfällig abzurufen.

On Location

Lange Schlangen an den Check-in Countern sorgen sofort für Missmut, den man schlecht während der Veranstaltung wieder los wird. Doch wie macht man es richtig? Ausreichendes, freundliches und gut geschultes Check-in Personal bereitstellen, die mit den Gästelisten vertraut sind. Noch besser: Nutzung von digitalen Check-in Möglichkeiten. So kann jede Anmeldebestätigung mit einem Barcode versehen werden, die beim Check-in mit einem Scanner einfach eingelesen werden kann. Das geht dann deutlich schneller als mit den traditionellen Listen. Und last but least sollte dann noch ein Trouble-Counter bereitstehen, um „Sonderfälle“  schnell lösen zu können.

Viel Erfolg!

Wenn du wissen willst, wie wir unser Teilnehmermanagement organisieren, kannst du dich hier über unser eigenes Online-Tool informieren.